Michael Gygli
Advisory Board Member
Bautagebuch und Arbeitsrapporte direkt aus WhatsApp
Fotos, Notizen und Sprachnachrichten automatisch in strukturierte Bautagebücher, Servicerapporte und Tagesprotokolle umwandeln, einheitlich und direkt nutzbar fürs Büro.
Vorteile
Weniger Administration, mehr Klarheit
Schneller rapportiert
Erledigte Arbeit ist sofort dokumentiert, ohne Nacharbeit am Abend.
Mehr Umsatz
Jede Leistung ist erfasst und lückenlos verrechenbar.
Wissen bleibt im Betrieb
Erfasstes Wissen geht nicht verloren, sondern bleibt jederzeit greifbar.
Herausforderung
Dokumentation ist wichtig, im Alltag aber oft mühsam
Damit erledigte Arbeiten verrechenbar bleiben und Reklamationen sauber geklärt werden können, muss die Dokumentation vollständig und nachvollziehbar sein.
- Fotos, Sprachnachrichten und Zeitangaben kommen verteilt an und müssen manuell zugeordnet werden.
- Wichtige Details gehen leicht verloren, was zu Rückfragen, Nachbearbeitung und uneinheitlichen Rapporten führt.
Lösung
Aus WhatsApp-Nachrichten wird automatisch ein sauberer, direkt nutzbarer Tagesrapport
Mitarbeitende rapportieren wie gewohnt per WhatsApp. Companion verarbeitet die Inhalte im Hintergrund und erstellt daraus automatisch einen strukturierten Tagesrapport für Büro, Verrechnung und Nachweis.
- Erfassen: Fotos, Notizen und Sprachnachrichten direkt vor Ort via WhatsApp.
- Aufbereiten: Companion transkribiert, strukturiert und ergänzt automatisch.
- Liefern: Fertiger PDF-Rapport im Büro, bereit für Ablage und Abrechnung.
So funktioniert’s
Drei einfache Schritte
01
Erfassen vor Ort
Mitarbeitende erfassen ihre Arbeit direkt über WhatsApp auf dem Smartphone: Sie machen Fotos, ergänzen kurze Notizen oder senden eine Sprachnachricht.
02
Automatische Aufbereitung
Companion hört die Sprachnachrichten ab, schreibt sie in Text um und fasst alles übersichtlich zusammen: wer war wo, was wurde gemacht und wann.
03
Fertige Dokumentation
Das Büro erhält eine strukturierte Mail mit Zusammenfassung und Bildern als Anhang, bereit für Ablage, Abrechnung oder Weiterleitung an den Auftraggeber.
Beispiele
Beispiele aus der Praxis
Ein Monteur schickt um 16:45 Uhr drei Fotos und eine 45-Sekunden-Sprachnachricht. Companion transkribiert, strukturiert und schickt dem Büro bis 17:00 Uhr einen fertigen PDF-Rapport mit Zusammenfassung, Zeitangabe, Standort und Fotos im Anhang.
Klingt das nach deinem Arbeitsalltag?
In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam an, wie deine Rapporte automatisch entstehen können.
Referenzen
Das sagen unsere Kunden
«Mit Companion entsteht Innovation nicht im Alleingang, sondern gemeinsam. Wir wurden von Beginn an mitgenommen und profitierten neben der Lösung auch von viel neuem Wissen im Bereich KI.»
Marcel Krause, Leiter Finanzen & ICT Müssig AG
«Die Zusammenarbeit mit Vertical Data war von Anfang bis Ende ausgesprochen angenehm – agil, unkompliziert und lösungsorientiert. Mit Companion haben wir eine KI-Plattform erhalten, die unsere Bedürfnisse zu 100% erfüllt und die digitale Maturität bei den Pilotuserinnen und Pilotusern merkbar gesteigert hat. Ein echtes Erfolgsprojekt, das zeigt, wie partnerschaftliche Zusammenarbeit Innovation möglich macht.»
Matthias Freiburghaus, Leiter IT-Kompetenzzentrum Amt für Berufsbildung, Mittel- und Hochschulen, Kanton Solothurn
«Sympathisch, professionell und kompetent – so erleben wir die Zusammenarbeit mit Companion. Beeindruckend ist, wie rasch sie sich in unsere Thematik vertieft haben.»
Marilyne Brönnimann, Lead Competence Center Category Management
«Mit companion haben wir unsere KI-Reise pragmatisch gestartet – nahe am Tagesgeschäft, mit kurzen Iterationen und messbarem Nutzen. Die Zusammenarbeit ist direkt, unkompliziert und auf Augenhöhe; so kommen wir schnell voran.»
Philippe Bauer, Director Peyer Marking AG
«Bei der Implementierung hat uns Marc kompetent, agil, engagiert und auf Unterstützung und Resultate fokussiert begleitet. Genauso wie der Companion uns nun im Alltag unterstützt, einfach in sympathisch und menschlich.»
Christoph Grossrieder, COO SPORTCO AG
95%
Weniger Zeit für Aufbereitung
100%
Einheitlich strukturierte Rapporte
100+
Sprachen für Audiotranskription
0h
Manuelles Abtippen
Anwendungsbereiche
Für wen sich diese Lösung besonders lohnt
Die Lösung entfaltet ihren grössten Nutzen überall dort, wo Arbeiten vor Ort ausgeführt und dokumentiert werden müssen, insbesondere wenn Informationen heute unstrukturiert per WhatsApp, Telefon oder Notizen ins Büro gelangen.
Bau & Handwerk
Dokumentation von Baufortschritt, Arbeitsleistungen, Materialverbrauch oder besonderen Vorkommnissen auf Baustellen, ideal für Baujournale, Baudokumentationen, Bautagebuch und Regie-Rapporte.
Service & Wartung
Erfassung von Serviceeinsätzen, Wartungsarbeiten, Reparaturen oder Inbetriebnahmen mit Fotos, Notizen und Sprachnachrichten, als strukturierter Servicerapport oder Servicebericht.
Facility Management & Reinigung
Dokumentation von Reinigungsleistungen, Hauswartungsarbeiten oder Spezialreinigungen mit Fotos und Notizen.
Aussendienst & Montageteams
Erfassung von Installationen, Inbetriebnahmen, Reparaturen oder anderen Einsätzen mit Fotos, Notizen und Sprachnachrichten, inklusive Baubegleiter für Teams, die Arbeiten vor Ort sauber dokumentieren müssen.
Versicherungen & Gutachter
Dokumentation von Schadensfällen, Besichtigungen oder Gutachten vor Ort mit Fotos, Notizen und Sprachnachrichten.
Logistik & Transport
Erfassung von Liefernachweisen, Zustandsdokumentation oder besonderen Vorkommnissen bei Transporten mit Fotos, Notizen und Sprachnachrichten.
Integrationen
Nahtlose Integration
Ausgabeformate
Die aufbereiteten Informationen können als PDF, Mail oder strukturierte Daten für die Weiterverarbeitung bereitgestellt werden (Excel, CSV, JSON).
ERP
Die strukturierten Daten können direkt in ERP-Systeme integriert und für die Abrechnung oder Projektverwaltung genutzt werden.
Andere Systeme
Je nach Bedarf können die Daten auch in CRM-Systeme, Dokumentenmanagement oder andere Anwendungen weitergeleitet werden.
Vorgehen
So läuft die Einführung
01
Initialisierung (1/2 Tag)
1. Ausgangslage verstehen
2. Zielstruktur festlegen (z. B. Kurzprotokoll, Arbeitsrapport oder E-Mail-Zusammenfassung)
3. Folgeprozesse definieren
02
Testphase & Feedback (1–2 Wochen)
Danach erfolgt der Go-Live mit einer Lösung, die auf die tatsächlichen Abläufe im Betrieb abgestimmt ist.
Kosten
Transparentes Setup
Einmalige Konfigurationskosten
ab CHF 2500.–
Je nach Spezialanforderungen.
Wiederkehrende Kosten
CHF 50.– Companion KI-Plattform
CHF 0.50 pro Verarbeitung
1 Verarbeitung = 1 abgeschlossener Rapport (inkl. aller zugehörigen Nachrichten, Fotos und Sprachmemos)
Über uns
Wir unterstützen Organisationen dabei, KI wirkungsvoll in echte Prozesse zu integrieren
Wir sind ein Berner Team mit Fokus auf KI-Prozessautomatisierung für Schweizer Unternehmen. Bisher haben wir über 20 Unternehmen dabei begleitet, manuelle Datenprozesse zu automatisieren, von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb.
Michael Ammann
Gründer & CTO
Marc Müller
Gründer & CEO
FAQ
Häufige Fragen zu automatisierten Tagesrapporten
Wie funktioniert die Erstellung von Tagesrapporten mit WhatsApp?
Mitarbeitende senden Fotos, kurze Notizen oder Sprachnachrichten direkt per WhatsApp. Diese Informationen werden automatisch verarbeitet, zusammengeführt und in eine verständliche, strukturierte Dokumentation für das Büro umgewandelt.
Sind die Daten meiner Mitarbeitenden sicher?
Sprachnachrichten, Fotos und Standortdaten werden ausschliesslich zur Erstellung des Rapports verarbeitet und nicht für andere Zwecke genutzt. Die Verarbeitung erfolgt auf Infrastruktur in der Schweiz / EU, konform mit DSGVO und revidiertem DSG. Details regeln wir vertraglich.
Welche Informationen können erfasst werden?
Erfasst werden können beispielsweise Fotos vom Einsatzort, ausgeführte Arbeiten, Zeitangaben, besondere Vorkommnisse, Notizen sowie Inhalte aus Sprachnachrichten. Zusätzlich kann der Standort direkt über WhatsApp gesendet werden. Daraus lassen sich automatisch die genaue Adresse, Wetterdaten vor Ort sowie Fahrzeit und Kilometer berechnen und in die Dokumentation integrieren.
Müssen Mitarbeitende ein neues Tool lernen?
Nein. Die Erfassung erfolgt direkt über WhatsApp (und Microsoft Teams App) auf dem Smartphone. Dadurch können Mitarbeitende ohne zusätzlichen Schulungsaufwand in ihren bestehenden Abläufen weiterarbeiten.
Was erhält das Büro am Ende?
Das Büro erhält strukturierte Daten aus den rapportierten Informationen. Diese können je nach Bedarf als Zusammenfassung dargestellt oder direkt in Systeme wie ERP, CRM oder andere Anwendungen weiterverarbeitet und integriert werden.
Für welche Unternehmen eignet sich die Lösung?
Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen mit mobilen Mitarbeitenden, Baustellen, Serviceeinsätzen oder anderen Aussendienstarbeiten, bei denen Leistungen sauber und effizient dokumentiert werden müssen.
Bereit, Tagesrapporte einfacher und sauberer abzuwickeln?
Lass uns gemeinsam prüfen, wie die Dokumentation in deinem Betrieb automatisiert und direkt fürs Büro nutzbar aufbereitet werden kann
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