Michael Gygli
Advisory Board Member
KI-automatisierte Rapporterfassung
Der einfachste Weg, erledigte Arbeit via WhatsApp zu rapportieren: automatisch aufbereitet, verständlich dokumentiert und direkt fürs Büro nutzbar.
Herausforderung
Dokumentation ist wichtig, im Alltag aber oft mühsam
Damit erledigte Arbeiten verrechenbar bleiben und Reklamationen sauber geklärt werden können, muss die Dokumentation vollständig sein. In der Praxis landen Fotos, Notizen und Sprachnachrichten aber oft verstreut im Büro und müssen nachträglich aufbereitet werden.
- Informationen kommen über mehrere Nachrichten und Medien verteilt an.
- Sprachnachrichten, Fotos und Zeitangaben müssen manuell zugeordnet werden.
- Wichtige Details gehen im hektischen Tagesgeschäft leicht verloren.
- Das Büro verliert Zeit mit Aufbereitung, Rückfragen und uneinheitlichen Rapporten.
Lösung
Aus WhatsApp-Nachrichten wird automatisch ein sauberer, direkt nutzbarer Tagesrapport
Mitarbeitende rapportieren wie gewohnt per WhatsApp. Companion verarbeitet die Inhalte im Hintergrund und erstellt daraus automatisch einen strukturierten Tagesrapport für Büro, Verrechnung und Nachweis.
Kein zusätzliches Tool
- WhatsApp als zentrale Schnittstelle, ohne Schulungsaufwand.
- Einmaliges Onboarding für Mitarbeitende und Büro.
Erfassung vor Ort
- Fotos, Texte und Sprachnachrichten direkt vom Einsatzort senden.
- Automatische Ergänzung von Standort- und Wetterdaten.
Automatische Aufbereitung
- Transkription von Sprache und Auswertung von Bildern.
- Extraktion der relevanten Angaben für den fertigen Rapport.
Resultat
- Einheitlicher Rapport mit Details, Zusammenfassung, Material, Fotos und Schlagworten.
- Vollständiger Arbeitsrapport als PDF inklusive Fotos im Anhang.
Anwendungsbereiche
Für wen sich diese Lösung besonders lohnt
Die Lösung entfaltet ihren grössten Nutzen überall dort, wo Arbeiten vor Ort ausgeführt und dokumentiert werden müssen – insbesondere wenn Informationen heute unstrukturiert per WhatsApp, Telefon oder Notizen ins Büro gelangen.
Bau & Handwerk
Dokumentation von Baufortschritt, Arbeitsleistungen, Materialverbrauch oder besonderen Vorkommnissen auf Baustellen.
Service & Wartung
Erfassung von Serviceeinsätzen, Wartungsarbeiten, Reparaturen oder Inbetriebnahmen mit Fotos und Sprachnachrichten.
Facility Management & Reinigung
Dokumentation von Reinigungsleistungen, Hauswartungsarbeiten oder Spezialreinigungen mit Fotos und Notizen.
Aussendienst & Montageteams
Erfassung von Installationen, Inbetriebnahmen, Reparaturen oder anderen Einsätzen mit Fotos, Notizen und Sprachnachrichten.
Versicherungen & Gutachter
Dokumentation von Schadensfällen, Besichtigungen oder Gutachten vor Ort mit Fotos, Notizen und Sprachnachrichten.
Logistik & Transport
Erfassung von Liefernachweisen, Zustandsdokumentation oder besonderen Vorkommnissen bei Transporten mit Fotos, Notizen und Sprachnachrichten.
Vorteile
Weniger Administration, mehr Klarheit
Zeitnahe Rapportierung
Erledigte Arbeiten können mühelos und zeitnah dem Auftraggeber rapportiert werden.
Mehr Umsatz
Keine Leistung bleibt undokumentiert - alles kann lückenlos in Rechnung gestellt werden.
Wissen dokumentiert
Erfasstes Wissen geht nicht verloren, sondern bleibt im Unternehmen und kann jederzeit wieder genutzt werden.
Beispiele
Beispiele aus der Praxis
Ein Monteur schickt um 16:45 Uhr drei Fotos und eine 45-Sekunden-Sprachnachricht. Companion transkribiert, strukturiert und schickt dem Büro bis 17:00 Uhr einen fertigen PDF-Rapport mit Zusammenfassung, Zeitangabe, Standort und Fotos im Anhang.
So funktioniert’s
Drei einfache Schritte
01
Erfassen vor Ort
Mitarbeitende erfassen ihre Arbeit direkt über WhatsApp auf dem Smartphone: Sie machen Fotos, ergänzen kurze Notizen oder senden eine Sprachnachricht.
02
Automatische Aufbereitung
Companion hört die Sprachnachrichten ab, schreibt sie in Text um und fasst alles übersichtlich zusammen: wer war wo, was wurde gemacht und wann.
03
Fertige Dokumentation
Das Büro erhält eine strukturierte Mail mit Zusammenfassung und Bildern als Anhang, bereit für Ablage, Abrechnung oder Weiterleitung an den Auftraggeber.
0h
Manuelles Abtippen
95%
Weniger Zeit für Aufbereitung
100%
Einheitlich strukturierte Rapporte
100+
Sprachen für Audiotranskription
Vorgehen
Schnelle Einführung mit klaren Schritten
01
Initialisierung (1/2 Tag)
1. Ausgangslage verstehen
2. Zielstruktur festlegen (z. B. Kurzprotokoll, Arbeitsrapport oder E-Mail-Zusammenfassung)
3. Folgeprozesse definieren
02
Testphase & Feedback (1–2 Wochen)
Danach erfolgt der Go-Live mit einer Lösung, die auf die tatsächlichen Abläufe im Betrieb abgestimmt ist.
Kosten
Transparentes Setup
Einmalige Konfigurationskosten
ab CHF 2500.–
Je nach Spezialanforderungen.
Wiederkehrende Kosten
CHF 50.– Companion KI-Plattform
CHF 0.50 pro Verarbeitung
1 Verarbeitung = 1 abgeschlossener Rapport (inkl. aller zugehörigen Nachrichten, Fotos und Sprachmemos)
Integrationen
Nahtlose Integration
Ausgabeformate
Die aufbereiteten Informationen können als PDF, Mail oder strukturierte Daten für die Weiterverarbeitung bereitgestellt werden (Excel, CSV, JSON).
ERP
Die strukturierten Daten können direkt in ERP-Systeme integriert und für die Abrechnung oder Projektverwaltung genutzt werden.
Andere Systeme
Je nach Bedarf können die Daten auch in CRM-Systeme, Dokumentenmanagement oder andere Anwendungen weitergeleitet werden.
FAQ
Häufige Fragen zu automatisierten Tagesrapporten
Wie funktioniert die Erstellung von Tagesrapporten mit WhatsApp?
Mitarbeitende senden Fotos, kurze Notizen oder Sprachnachrichten direkt per WhatsApp. Diese Informationen werden automatisch verarbeitet, zusammengeführt und in eine verständliche, strukturierte Dokumentation für das Büro umgewandelt.
Sind die Daten meiner Mitarbeitenden sicher?
Sprachnachrichten, Fotos und Standortdaten werden ausschliesslich zur Erstellung des Rapports verarbeitet und nicht für andere Zwecke genutzt. Die Verarbeitung erfolgt auf Infrastruktur in der Schweiz / EU, konform mit DSGVO und revidiertem DSG. Details regeln wir vertraglich.
Welche Informationen können in einem Tagesrapport erfasst werden?
Erfasst werden können beispielsweise Fotos vom Einsatzort, ausgeführte Arbeiten, Zeitangaben, besondere Vorkommnisse, Notizen sowie Inhalte aus Sprachnachrichten. Zusätzlich kann der Standort direkt über WhatsApp gesendet werden. Daraus lassen sich automatisch die genaue Adresse, Wetterdaten vor Ort sowie Fahrzeit und Kilometer berechnen und in die Dokumentation integrieren.
Müssen Mitarbeitende ein neues Tool lernen?
Nein. Die Erfassung erfolgt direkt über WhatsApp auf dem Smartphone. Dadurch können Mitarbeitende ohne zusätzlichen Schulungsaufwand in ihren bestehenden Abläufen weiterarbeiten.
Was erhält das Büro am Ende?
Das Büro erhält strukturierte Daten aus den rapportierten Informationen. Diese können je nach Bedarf als Zusammenfassung dargestellt oder direkt in Systeme wie ERP, CRM oder andere Anwendungen weiterverarbeitet und integriert werden.
Für welche Unternehmen eignet sich die Lösung?
Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen mit mobilen Mitarbeitenden, Baustellen, Serviceeinsätzen oder anderen Aussendienstarbeiten, bei denen Leistungen sauber und effizient dokumentiert werden müssen.
Bereit, Tagesrapporte einfacher und sauberer abzuwickeln?
Lass uns gemeinsam prüfen, wie die Dokumentation in deinem Betrieb automatisiert und direkt fürs Büro nutzbar aufbereitet werden kann
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